Fem tegn på at sameiet eller borettslaget bør skifte forretningsfører

Fem tegn på at sameiet eller borettslaget bør skifte forretningsfører

1. Styret får ingen støtte og veiledning

Styret i et borettslag eller sameie er etter lov pålagt et omfattende ansvar og flere konkrete oppgaver for å følge opp driften. Det er naturlig at mange styreledere og styremedlemmer, med jobb og et annet liv ved siden av, opplever styreansvaret som overveldende og tidkrevende. Den viktigste oppgaven til en forretningsfører er nettopp å avlaste og støtte styret med utførelsen og oppfølgingen av det ansvaret som ligger på styret.

Mange forretningsførere nøyer seg med å kun legge til rette for at styret skal løse alle oppgaver og utfordringer på egen hånd. Et slikt opplegg vil ofte ikke være tilfredsstillende for et styre.

Hva med en forretningsfører som bidrar aktivt med rådgivning og utarbeidelse av ulike dokumenter eller løsninger som styret trenger?

God rådgivning og tett oppfølging krever både kompetanse og kapasitet hos en forretningsfører. For eksempel vil en forretningsfører uten juridisk kompetanse og konkret erfaring fra styrearbeid neppe kunne gi noen gode råd og løsninger dersom styret får en litt mer komplisert sak «på bordet». Da vil styret kunne bli stående alene med saken og avgjørelsen, og det kan raskt ende opp med en uheldig beslutning eller i verste fall en tvist med en leverandør eller en beboer. En ryddig og dyktig forretningsfører er også å foretrekke dersom sameiet skal gjennom et krevende årsmøte eller styret kommer i en konflikt med noen av beboerne.

En aktiv forretningsfører venter ikke med å yte bistand til styret tar kontakt, men veileder fortløpende gjennom styreguider, artikler og lignende. På denne måten kan styret få råd og tips til hvordan man kan håndtere ulike situasjoner og finne de beste løsningene.

Les om hvordan NORIAN Styreguide veileder styret trygt gjennom året 

Styret vil raskt oppdage nytteverdien ved en forretningsfører som har spesialkompetanse innen eiendomsforvaltning og styrearbeid. Alle styrer ønsker seg naturlig nok en forretningsfører som aktivt bidrar til å løse utfordringer og sikre en ryddig drift og en enklere hverdag for styret.

Forretningsføreren skal være et fast kontaktpunkt og sparringspartner for styret – en som kjenner boligselskapet, de faste rutinene og spesielt det gjeldende regelverket på området.

2. Feil i skattetrekk

Å trekke feil skatt – enten for mye eller for lite – er en av de hyppigste feilene. Dette kan skyldes at man bruker feil skattetabell, ikke oppdaterer endringer i skattekortet, eller glemmer å hente nytt skattekort ved årsskifte.

Vårt råd: Kontroller at elektroniske skattekort er hentet og oppdatert for alle ansatte. Gjør dette både ved årsskiftet og fortløpende når skattekortet endres gjennom året. Endringer i skattekort bør kontrolleres og oppdateres før hver lønnskjøring.

3. Dere betaler for mye

Det er ikke til å komme utenom at alle privatpersoner og selskaper ønsker å få den beste «dealen» uansett om det gjelder kjøp av et par nye sko eller om det gjelder kjøp av tjenester fra en leverandør.

Hvorfor skal dere betale en høy pris for de samme tjenestene som dere kan få mye billigere et annet sted?

Forretningsførsel for boligselskaper er i hovedsak en standardisert pakke der de samme tjenestene inngår. Tjenester som regnskapsførsel og innkreving av felleskostnader er standard hos alle forretningsførere. Dette er oppgaver som styret ikke har noe direkte forhold til, da man legger til grunn at forretningsfører håndterer dette på egenhånd uten behov for bistand eller tilbakemelding fra styret.

Det kan være mye penger å spare på å bytte til en annen forretningsfører. En god leveransemodell og effektive rutiner gjør at enkelte aktører kan levere regnskaps- og forvaltningstjenester til en betydelig lavere pris enn andre.

Selv om pris er viktig ved valg av samarbeidspartner, er ikke dette alene avgjørende. Dersom en forretningsfører kan tilby den støtte og veiledning som styret ønsker seg til en bedre pris enn dere har i dag, så er valget av ny forretningsfører enkelt.

4. Styret får ingen bistand til økonomistyring

Mange forretningsførere overlater planlegging av økonomien helt til styret alene. Dette på tross av at det er forretningsfører, og ikke styret, som sitter med regnskapstallene og historikken i boligselskapet.

Oppfølgingen av boligselskapets økonomi, herunder innkreving av felleskostnader og løpende regnskapsførsel, er en av kjerneoppgavene til en forretningsfører. Dette i seg selv er likevel ikke tilstrekkelig for å styre økonomien i boligselskapet. Til det kreves det planlegging av fremtidige inntekter og kostnader.

En profesjonell og serviceinnstilt forretningsfører utarbeider alltid forslag til årlig driftsbudsjett for sine kunder, basert på egen erfaring og den økonomiske utviklingen i boligselskapet. På denne måten får styret konkret hjelp til å skaffe seg oversikt over økonomien i boligselskapet og planlegge for tiden fremover. Det er også naturlig at forretningsfører kommer med en anbefaling om justering av felleskostnadene i boligselskapet for å møte kommende kostnader og sikre et forsvarlig overskudd.

En involvert forretningsfører bistår styret med å sikre en trygg og ryddig økonomi i boligselskapet.

Les mer om hvordan forretningsfører kan bistå med økonomistyring

5. Manglende portalløsning og styreverktøy

Det er ikke til å legge skjul på at det er vanskelig å holde oversikt over alle oppgavene styret er pålagt å følge opp gjennom året. Oppgavene er mange: Henvendelser fra beboerne, holde oversikt og følge opp leverandører, følge opp vedlikehold av bygningsmassen, være oppdatert på HMS på lekeplassen, holde et øye med økonomien, planlegge og avholde styremøter og generalforsamlinger.

Mange opplever nettopp omfanget av oppgaver og uoversiktligheten som det mest krevende ved å sitte i et styre. Det er også et faktum at det er svært få, om i hele tatt noen, styrer som har full kontroll på absolutt alle sider av styrearbeidet.

En god styreportal er et viktig verktøy for å skaffe seg en oversikt over hva styrearbeidet faktisk handler om og hvilke oppgaver som skal utføres. Styreportalen bør samle alle relevante oppgaver på ett sted. I tillegg bør den inneholde veiledning og verktøy for utførelse og oppfølging.

NORIAN Styreportal forenkler styrets hverdag og samler all informasjon på ett sted

En styreportal er imidlertid ikke alene tilstrekkelig for å gi styret den støtte og trygghet som de bør kunne forvente fra forretningsfører. Aktiv oppfølging og veiledning fra forretningsfører er også nødvendig for å sikre et godt grunnlag for styrets arbeid og driften av boligselskapet. Styret bør kunne forvente at en forretningsfører kan tilby både en god styreportal og en tett oppfølging.

6. Manglende tilbud om tjenester DERE trenger

Dersom styrearbeidet ikke skal ende i en fulltidsstilling, så er det nødvendig å sette bort enkelte av oppgavene til andre aktører. Dette kan for eksempel være slikt som vaktmestertjenester, renhold, vedlikehold eller andre håndverkertjenester. Enkelte tjenester er også helt nødvendige for å sikre en trygg drift, slik som forsikring av bygningsmassen eller banktjenester og lånefinansiering.

Det finnes «et hav» av ulike aktører i markedet og det er vanskelig å vite hvor man skal starte og hvem som leverer en god tjeneste til en fornuftig pris.

Her bør forretningsfører kunne hjelpe til, enten ved å kunne tilby enkelte tjenester selv eller kunne videreformidle gode tilbud og rabatter fra seriøse leverandører. På denne måten slipper styret å bruke tid på å finne en aktuell leverandør og eller gå på en smell med en useriøs aktør som ikke utfører jobben skikkelig, eller enda verre går konkurs underveis i prosjektet.

Forretningsfører bør ha fokus på kunden og deres behov. Med et stort nettverk i bransjen og ved å finne frem til aktuelle leverandører kan forretningsfører spare boligselskapet og styret for mye tid og penger.

Med ECIT NORIAN Kundefordeler sparer styret både tid og penger 

På tide å skifte forretningsfører?

Dersom dere i styret kjenner dere igjen i de ovennevnte punktene, så skal dere være klar over at det finnes bedre alternativer.

Forretningsføreren skal være et fast kontaktpunkt og sparringspartner for styret – en som kjenner boligselskapet og de faste rutinene, og som kan komme med gode råd til forenkling og forbedring av styrearbeidet og driften av boligselskapet deres.

I ECIT NORIAN stiller vi alltid klar til å hjelpe.