Høstvedlikehold i borettslag og sameie: styrets sjekkliste før vinteren

Høstvedlikehold i borettslag og sameie: styrets sjekkliste før vinteren

Vinteren kommer alltid brått på et styre som ikke har planlagt for den. Glatte fellesarealer, en brannvarsler som ikke er kontrollert, eller et fyringsanlegg som svikter i november. Alt dette er unngåelige problemer, men bare hvis forberedelsene er gjort i god tid. September og oktober er vinduet for å få det på plass før frosten kommer.

I denne artikkelen følger en praktisk sjekkliste for hva styret bør ha kontroll på nå, og hvorfor det ikke bare handler om vær og vaktmestertjenester, men også om styrets juridiske ansvar.

Hvorfor høsten er den kritiske perioden

I henhold til både borettslagsloven og eierseksjonsloven, har styret ansvar for at fellesarealene og bygningsmassen er forsvarlig vedlikeholdt og trygge å bruke. Den praktiske jobben kan selvsagt settes bort til en vaktmester, forretningsfører eller ekstern leverandør – og det bør den gjerne – men det juridiske og formelle ansvaret blir fortatt liggende hos styret.

Derfor lønner det seg å tenke gjennom ansvarsfordelingen allerede nå, før vinteren er over oss. God dokumentasjon underveis gjør ikke bare hverdagen enklere for styret, men er en trygghet for både beboere og styremedlemmer.

Sjekkliste: Dette bør styret ha på plass før vinteren

1. Snørydding, strøing og fjerning av is på fellesarealer

Styret har det juridiske ansvaret for at fellesarealer er trygge om vinteren, uansett hvem som utfører selve jobben. Beboere er normalt selv ansvarlige for private balkonger og terrasser, mens blant annet gangveier, parkeringsplasser og inngangspartier alltid er styrets ansvar.

Gjør dette nå:

• Inngå eller forny en skriftlig avtale med snøbrøytingsleverandør.
• Avklar hvem som har ansvar for strøing, ikke bare brøyting.
• Avklar rutiner for isfjerning. Is på fortau, trapper og under takrenner krever ofte andre tiltak og bør inngå i avtalen med leverandøren.
• Be om dokumentasjon på utført arbeid, og gjerne digital loggføring med tidspunkt og hvilke arealer som er ryddet. Det gir styret en enkel dokumentasjon å vise til, og en trygghet dersom noe uventet skulle skje.

2. Brannsikkerhet i fellesarealer (en del av boligselskapets HMS-arbeid)

Styret skal sørge for at brannvarslingsanlegg, røykvarslere og slokkeutstyr i fellesområdene kontrolleres årlig, og at kontrollen dokumenteres. I tillegg har styret en informasjonsplikt overfor beboerne: de skal minnes på at egne røykvarslere og slokkeutstyr i boenheten fungerer, selv om styret ikke kan kontrollere dette direkte.

Gjør dette nå:

• Kontroller brannvarslingsanlegg og slokkeutstyr i fellesarealer, hvis det ikke allerede er gjort i år.
• Gjennomfør egenkontroll av rømningsveier. Er de frie for sperringer og godt merket?
• Send ut en kort påminnelse til beboerne om egne røykvarslere før fyringssesongen starter.

3. Tekniske fellesinstallasjoner: fyringsanlegg, ventilasjon, tak og nedløp

Vann, avløp, ventilasjon og eventuelle fyringsanlegg skal inspiseres og vedlikeholdes jevnlig. Skader eller slitasje som ikke utbedres før frost, kan fort bli dyrere å rette opp midt i sesongen.

Gjør dette nå:

• Sjekk at felles fyringsanlegg er servicet og klart for sesongen.
• Rens takrenner og nedløp før løvfallet er over. Tette nedløp er en av de vanligste årsakene til fuktskader om vinteren.
• Gjennomgå balkonger og fasade for synlige tegn på fukt eller skader mens det ennå er mulig å utbedre uten frost i veien.

4. Oppdater vedlikeholdsplanen og dokumentasjonen

Hvordan en forretningsfører gjør høstoppfølgingen enklere

Mye av dette handler om å ha en oversikt til enhver tid, ikke bare i september. Det er nettopp her digital forretningsførsel gjør en reell forskjell: når avtaler, kontrollfrister og dokumentasjon samles i Styreportalen i stedet for i separate mapper og innbokser, blir det langt enklere for styret å vise at ansvaret er ivaretatt, og langt raskere å hente frem dokumentasjonen den dagen den faktisk trengs.

I ECIT NORIAN jobber vi hver dag med regnskap og forretningsførsel for boligselskaper, og bruker automatisering til å holde budsjett, felleskostnader og dokumentasjon oppdatert gjennom hele året.

Snakk med oss om hvordan forretningsførselen kan gi styret bedre oversikt før neste sesong.