Geomatikk: Slik skalerer Geomatikk med ECIT NORIAN

Slik skalerer Geomatikk med ECIT NORIAN

Hvordan integrerer du et oppkjøpt selskap i et internasjonalt konsern – med lønn, regnskap og rapportering på plass i løpet av to måneder?

For Geomatikk er svaret enkelt: en kombinasjon av det skybaserte økonomisystemet Xledger og tjenesteleverandøren ECIT NORIAN. Resultatet er en skalerbar økonomifunksjon som gir fart, innsikt og kontroll – på tvers av fem land.

Da Geomatikk begynte sin digitaliseringsreise, var de fortsatt et norsk selskap med en viss grad av papirdrevne prosesser og lokale økonomisystemer. I dag er det et konsern med operasjoner i fem europeiske land, en digital førstelinje i felt og en økonomiavdeling som jobber heldigitalt i skyen. Kjernen i denne utviklingen er en kombinasjon av Xledger som system, og ECIT NORIAN som tjeneste og systempartner.

– Vi er et konsern med betydelig kompleksitet, og vi trenger partnere som vokser i takt med oss. Xledger og ECIT NORIAN gir oss det, sier Johan Degala, økonomisjef konsern i Geomatikk.

Et konsern i stadig vekst – og med høy grad av kompleksitet

Geomatikk Holding er i dag morselskapet i et konsern som opererer i Norge, Sverige, Finland, Danmark og Spania. Selskapet leverer effektive tjenester og programvare for å administrere og beskytte kritisk infrastruktur på en sikker og bærekraftig måte. I Norge og Sverige er Geomatikk markedsledende i sitt felt. Selskapets hovedformål er å sikre at entreprenører og offentlige myndigheter vet hvor kabler og nettinfrastruktur ligger før det graves, og at påvisning i felt skjer trygt og effektivt.

– Vi har flere hundre ansatte i felt i de nordiske landene, et stort servicemiljø som håndterer gravehenvendelser digitalt, og egne utviklere i Trondheim som lager våre egne systemer, forteller Degala.

Fra Visma på skrivebordet til Xledger i skyen

Da selskapet i 2014 stod overfor en markedsendring, der fakturering gikk fra netteiermodell til direkte brukerbetaling, eksploderte behovet for skalerbar og automatisert fakturahåndtering.

– Vi kom relativt raskt opp i et volum på 30 000 fakturaer, og daværende lokale løsning var ikke tilstrekkelig. Vi trengte noe helt nytt – og da ble Xledger valgt, fordi det var både skybasert og teknologisk fremoverlent. Det var et kvantesprang for oss den gangen, forteller han.

Overgangen til Xledger gjorde det mulig å gå fra en hybrid, delvis papirdrevet hverdag til et heldigitalt og fleksibelt oppsett. Allerede fra starten ble også timerapportering og arbeidsflyt forankret i systemet, noe som fortsatt er viktig i et konsern der nøyaktighet og ressursstyring er sentralt.

– De ansatte opplevde det som en endring, naturligvis – men for ledelsen ga det en ny type innsikt i ressursbruk og lønnsomhet. Og når vi nå har oppkjøp, som nylig i Danmark, kan vi koble et helt nytt selskap på Xledger og ha økonomi og lønn fullt operativt på to måneder. Det er det få andre selskaper som klarer å gjennomføre på så kort tid.

Én leverandør for hele konsernet: ECIT NORIAN

I 2020 valgte Geomatikk å gjennomføre et anbud for regnskap og lønn i hele konsernet. Målet var én partner, med lokal tilstedeværelse i alle markeder, og med kapasitet til å støtte både drift og konsernfunksjoner. Valget falt på ECIT NORIAN.

– Vi var i sterk vekst, og ønsket en partner som kunne følge oss opp lokalt – men som også hadde styrken til å samle alt i ett oppsett. ECIT NORIAN vant anbudet, og det har vært et veldig riktig valg for oss, sier Degala.

Samarbeidet med ECIT NORIAN gjør at regnskapsdata flyter sømløst fra avdelings- til konsernnivå, og at månedsavslutninger, rapportering og kontroll gjøres raskt og effektivt.

– Før brukte vi flere leverandører av regnskapstjenester per land. Nå har vi samlet alt hos ECIT NORIAN, og det har redusert tiden det tar å stenge bøkene fra to uker til seks dager. Det gir både en betydelig tidsbesparelse og høyere kvalitet, sier han.

Datadrevet styring og konsernkonsolidering i Power BI

For å få ytterligere innsikt og rapporteringskraft har Geomatikk – i samarbeid med ECIT NORIAN – etablert et datavarehus i Azure. Her mates regnskaps- og lønnsdata automatisk inn fra Xledger. Datagrunnlaget brukes videre i Power BI i kombinasjon med andre datakilder for avansert rapportering, budsjettering og analyse.

– Datavarehuset ble laget av ECIT NORIAN i 2020 som en del av leveransen. Vi var deres første kunde med dette spesifikke rapporteringsbehovet. Det var en del av anbudet at vi ville ha det – og ECIT NORIAN snudde seg rundt, matchet beste tilbyder, og leverte det som en del av vår løsning, forteller Degala.

Dette gir Geomatikk mulighet til å lage rapporter på både akkumulert og detaljert nivå – med fast budsjettert valutakurs i stedet for flytende. De kan enkelt fjerne definerte ekstraordinære kostnader fra EBITDA for å analysere resultatet fra den vinkelen, og trekke ut konserntjenester for å vise de reelle, underliggende resultatene i hvert selskap og hver avdeling. Alt er klart seks dager etter månedsavslutning.

Rapportene benyttes aktivt av konsernledelsen, mens lokale ledere og avdelingssjefer bruker Xledger til å følge opp egne budsjett, godkjenne timer og følge opp økonomien i sin enhet.

– Det som er bra med Xledger, er at det fungerer godt for alle nivåer – fra ansatte som rapporterer tid, til konsernledelsen som jobber med strategisk innsikt. Det er fleksibelt, og det fungerer.

En partnerorganisasjon som fungerer – hver dag

Samarbeidet mellom Geomatikk og ECIT NORIAN er tett og tillitsbasert. I det daglige samarbeidet har Geomatikk én dedikert service manager som har det overordnede ansvaret for leveransen, og som fungerer som primærkontakt for økonomiteamet i konsernet.

– Han kjenner hele leveransen, vet hva som skjer i alle markedene, og er alltid tilgjengelig når vi har spørsmål eller endringer. Det er veldig verdifullt for oss å ha én person å forholde oss til, som også har full oversikt og teknisk forståelse, sier Degala.

Under service manageren finnes det egne lokale team i hvert land, og et nettverk av konsulenter som jobber direkte med regnskap, lønn og støtteoppgaver. Ved behov tas kontakt direkte mellom konsulenter og Geomatikk, men strukturen sikrer at det alltid er klart eierskap, én kontaktflate og et velfungerende støtteapparat.

– Det er en godt organisert leveransemodell. Vi opplever at mange i ECIT NORIAN jobber for oss – men det føles ikke uoversiktlig, nettopp fordi det er godt organisert. Det gir forutsigbarhet og trygghet i det daglige.

Frigjorte ressurser – og klar gevinst

Med ECIT NORIAN som leverandør og Xledger som kjerne, har Geomatikk effektivisert seg selv slik at økonomifunksjonen er radikalt endret.

– Vi har knapt noen igjen som jobber med lønn og regnskap internt. ECIT NORIAN tar seg av det, og de som tidligere jobbet bredt, jobber nå mer spisset med fakturering eller oppfølging. Parallelt har vi også tatt i bruk RPA internt for å effektivisere ytterligere. Kombinasjonen av interne tiltak og tjenesteutsetting har gitt oss tydelige gevinster.

En partner som ser fremover

Degala fremhever også det proaktive elementet i samarbeidet med ECIT NORIAN. De leverer i det daglige, men presenterer også nye løsninger og metoder når det gir verdi – enten det handler om nye programvareløsninger eller nye måter å jobbe på.

– Vi opplever at de sonderer markedet for oss, og kommer med forslag på eget initiativ slik at vi slipper å være ute i markedet og lete. Det er en vinn-vinn, og gjør ECIT NORIAN til en veldig god partner for oss.

Geomatikk har siden 2020 vært eid av det britiske PE-fondet Hg, og har ambisjoner om videre vekst – både organisk og via oppkjøp. Da er det avgjørende med systemer og partnere som kan skaleres uten friksjon.

– Skalerbarheten er en av de største fordelene. Det finnes ingen systembegrensning for den veksten vi jobber mot. Vi vet at både Xledger og ECIT NORIAN kan være med oss hele veien, sier Degala.