Norsk Gjenvinning: Outsourcing av økonomien ga bedre kvalitet på regnskapet

Outsourcing av økonomien ga bedre kvalitet på regnskapet

— Med ECIT NORIAN som partner har Norsk Gjenvinning fått bedre kvalitet og en mer effektiv forvaltning av økonomi og regnskap, med bruk av ny teknologi og tilgang til kompetanse som tidligere ikke var oppnåelig, sier CFO Paal Skoe.

Norsk Gjenvinning er et konsern som forvalter en rekke ulike gjenvinnings- og miljøtjenester gjennom mange selskaper i Norden. Etter hvert som virksomheten har vokst, har den samtidig overtatt flere ulike IT-plattformer, og det ble en utfordring å ha kompetanse på både SAP, Xledger, Visma og en rekke mindre systemer.

— De økonomiske rutinene ble håndtert av et internt regnskapsbyrå, organisert som et eget selskap i konsernet. Det klarte å håndtere majoriteten av selskapene, men ikke alle. Utfordringene internt lå både i kapasitet og kompetanseutvikling. Vi måtte standardisere oss, men innså at Norsk Gjenvinning skal være en god leverandør innen avfallshåndtering og ikke spesialisere seg på regnskap. Derfor besluttet vi å kjøpe tjenester av de som lever av å levere regnskap som en tjeneste, forklarer Skoe om motivene for å se etter en partner på outsourcing av økonomi og regnskap.

Kriterier for outsourcing

Prosessen tok til på tampen av 2018, og målet var å finne en leverandør som kunne håndtere det nordiske markedet.

— Her snakker vi om kompetanse på ulike regelverk, bistand til å profesjonalisere økonomifunksjonene og effektivisering av rutinene, sier finansdirektøren.

Tre leverandører ble vurdert underveis.

— Vi så etter en partner av en viss størrelse og som kunne takle våre utfordringer, sier Paal.

De sentrale kriteriene var:

• kompetanse og erfaring med å jobbe på tvers av ulike IT-systemer
• kompetanse fra A til Å på regnskap
• gode på lønn
• kunnskap om regnskapsregler på tvers av Norden
• en systematisk og profesjonell medspiller og partner gjennom flere år
• pris

Valget falt på ECIT NORIAN fordi denne aktøren ga inntrykk av å være en partner som kunne se totaliteten og bidra til å øke kvaliteten.

— Pris spilte selvsagt en rolle, og ECIT NORIAN var konkurransedyktig også der – men kvalitet og kompetanse var de viktigste kriteriene, sier Skoe.

Omfattende outsourcing

Norsk Gjenvinning ønsket å sette bort et omfattende sett med oppgaver:

• AR og AP
• Føre avsetninger
• Føre lønn
• Opprette masterdata
• Føre regnskapet og avstemme månedlig
• Utarbeide årsrapport mm.

Oppgavene ble overført i tur og orden, men det er en omfattende prosess med mange selskaper. Derfor pågår det fremdeles overføringer av både selskaper og prosesser.

— Dette er helt naturlig siden det er en del av transformasjonen vi er inne i, sier Skoe.

Norsk Gjenvinning var spesielt avhengig av noen som er drevne på å kjøre lønn.

— Vi er et komplisert tilfelle, med 1600 ansatte og mange lønnsmodeller, illustrerer han.

Samarbeid om planlegging

Selve prosessen med å outsource det meste av økonomioppgavene var en omfattende prosess som krevde innsats fra begge parter.

— Norian satte en egen prosjektleder på våre oppgaver, og vi måtte gjøre det samme. Sammen tok de «lead» på jobben og utarbeidet en plan for å gjennomføre outsourcingen, sier Paal.

Dette arbeidet foregikk både på hjemmebane og hos spesialistene ved Norians nearshoring-senter i Vilnius i Litauen.

Sentralt i planen lå et løp for handover av de forskjellige prosessene. Etter hvert som Norian ble fortrolig med oppgaver og systemer, kunne partneren overta disse. Paal er overrasket over tempoet.

— Det hele gikk fort, noe som tyder på høy kompetanse og at vi snakker om et selskap med selvstendige medarbeidere, sier han.

Smartere metoder og reduserte kostnader

Etter et drøyt års drift, konkluderer finansdirektøren med at ECIT NORIAN har innfridd og vel så det.

— Jeg har vært minimalt involvert i selve driften. Det går av seg selv, i samspill mellom deres team og våre nøkkelpersoner. ECIT NORIAN har vært kreative med å forbedre prosesser hele veien. Enten kommer vi med ønsker, eller så kommer de oss i forkjøpet med egne forslag. Vi har en kontinuerlig dialog om hva som kan gjøres annerledes og smartere for å effektivisere. Derfor ser vi at stadig flere oppgaver kan overlates til partneren, som å kjøre månedsrapportering og utvikle RPA på våre prosesser, sier Skoe.

Robotic Process Automation (RPA) innebærer i kortform at rutineoppgaver automatiseres og gjennomføres av maskiner. ECIT NORIAN er spesialister på RPA-funksjoner som gir høyere kvalitet og raskere prosesser.

— Dette forbedringsarbeidet krever litt av oss, men de legger grunnlaget selv. ECIT NORIAN kjører interne lean-prosesser hos seg, før vi møtes til workshop hos oss for å ferdigstille nye metoder som øker kvalitet og reduserer kostnader, sier finansdirektøren.

Bedre kvalitet på factoring

Kvalitetsforbedringene har gitt synlige utslag. Norsk Gjenvinning har en stor andel factoring, men var ikke tilfreds med oversikten over status på alle fakturaene. Hvilke betalinger var faktisk kommet inn? Dette ga såpass utslag i balansen at revisor ikke var fornøyd. Etter første driftsår med ECIT NORIAN var det derimot ryddet og etablert oversiktlige rutiner. Og i sin årsberetning kunne revisor slå fast at kvaliteten var økt betydelig.

— Revisor gir faktisk rikelig med skryt til ECIT NORIAN for at kvaliteten på regnskapet i konsernet har økt, poengterer Paal Skoe.

Nedbemanning

Det er ikke til å komme bort fra at en slik outsourcing av økonomifunksjoner får konsekvenser for medarbeidere hos oppdragsgiver.

— Vårt interne regnskapsbyrå ble lagt ned i kjølvannet av denne prosessen, og det innebar at 15 medarbeidere måtte ut på arbeidsmarkedet. Vi tok denne prosessen på alvor og sørget for å gi de ansatte gode verktøy for å kunne komme tilbake i arbeidslivet, sier Skoe.

Nedbemanningen pågikk over tid, i takt med at ECIT NORIAN overtok stadig flere oppgaver. I praksis fikk medarbeiderne fritak fra arbeidsplikt i oppsigelsesperioden etter hvert som de hadde fullført overføringen av sine oppgaver til den nye partneren. Flere fikk nye jobber i løpet av kort tid, ifølge finansdirektøren.

Også her spilte ECIT NORIAN en viktig rolle.

— De fremsto som profesjonelle i denne prosessen. Nå var det vi som selv tok jobben med nedbemanning, men ECIT NORIAN samarbeidet tett med våre folk som skulle slutte. Her sørget den nye partneren for at gjennomføringsfasen foregikk på en god måte overfor denne gruppen, sier han.

Partner

Etter halvannet år med planlegging, iverksetting og drift, har ECIT NORIAN tatt ansvaret for de fleste økonomifunksjonene i den komplekse organisasjonen til Norsk Gjenvinning. Finansdirektør Paal Skoe oppsummerer:

— Jeg opplever ECIT NORIAN mer som en partner enn bare en leverandør av outsourcing.