Syv raske tips til årsmøte og generalforsamling i ditt borettslag eller sameie

Syv raske tips til årsmøte og generalforsamling i ditt borettslag eller sameie

Opplever du prosessen med forberedelse og gjennomføring av årsmøte og generalforsamling i ditt sameie eller borettslag som uoversiktlig og stressende? Da har vi noen gode råd til deg.

Sameiets eller borettslagets forretningsfører er særlig viktig i forbindelse med årsmøte og generalforsamling i sameier og borettslag. En aktiv og erfaren forretningsfører bistår styret både med veiledning av prosessen og selve utførelsen av styrets oppgaver i perioden.

I denne artikkelen gir vi deg syv raske tips til planlegging og gjennomføring av årsmøte eller generalforsamling i ditt sameie eller borettslag.

1. Planlegg prosessen i god tid med bistand fra forretningsfører

Eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) fastslår at henholdsvis ordinært årsmøte og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. De fleste sameier og boligselskaper gjennomfører ordinært årsmøte eller generalforsamlingen i perioden mars til mai.

Å bistå styret i denne perioden er en av de viktigste oppgavene til forretningsfører. En aktiv og serviceinnstilt forretningsfører informerer og veileder styret trygt gjennom prosessen, og legger til rette for at alt skal være så enkelt og effektivt som mulig for styret. Styret må kunne forvente at forretningsfører utarbeider oversikter over hele prosessen, avklarer frister og kommer med forslag til tentativ møtedato.

I korte trekk bør prosessen ha følgende fremdrift:

1. Forretningsfører sender informasjon til styret om prosessen og tentativ møtedato
2. Styret avgjør hvordan møtet skal gjennomføres
3. Forretningsfører sender forhåndsvarsel om møtet og frist om innmelding av saker
4. Forretningsfører utarbeider årsregnskapet og håndterer kommunikasjon med revisor
5. Styret signerer årsregnskap og fullstendighetserklæring
6. Forretningsfører utformer utkast til innkalling med alle vedlegg
7. Forretningsfører sender innkallingen til alle eierne i tråd med lovbestemte frister

Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan henholdsvis årsmøte og generalforsamling skal gjennomføres. Vær imidlertid oppmerksom på at årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres som et fysisk møte dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. Nærmere informasjon om denne muligheten bør fremgå både av forhåndsvarsel og av selve innkallingen.

Dersom årsmøtet eller generalforsamlingen ikke skal gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte og generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet.

Forretningsfører må kunne legge til rette for en ryddig og effektiv gjennomføring av årsmøte og generalforsamling i tråd med lovens krav.

Ta kontakt med oss i NORIAN Eiendomsforvaltning dersom du har spørsmål rundt planlegging og gjennomføring av årsmøte eller generalforsamling

2. La forretningsfører bistå med forhåndsvarsel med frist for innmelding av saker

Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) at styret på forhånd av ordinært årsmøte og generalforsamling skal varsle eierne om planlagt tidspunkt for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet på møtet.

Forretningsfører bør kunne bidra med å utarbeide hensiktsmessig forhåndsvarsel som sikrer en effektiv og ryddig saksbehandling.

Enkelte saker vil også kunne være av en slik art eller omfang at styret ønsker eller har behov for bistand fra forretningsfører. Da er det viktig å sende ut forhåndsvarselet og sette fristen så tidlig at styret faktisk får tid til å saksbehandle innmeldte saker og eventuelt konsultere med forretningsfører.

3. Sett av tid og få bistand fra forretningsfører til styrebehandling av sakene

I forkant av årsmøtet eller generalforsamlingen mottar styret en rekke dokumenter fra forretningsfører som inngår som en del av innkallingen:

• Årsregnskap og fullstendighetserklæring som styret må signere
• Utkast til styrets årsrapport
• Utkast til innkalling med saksliste
• Skjema for utbetaling av eventuelt styrehonorar

Styret bør på et tidlig tidspunkt motta et utkast til innkalling fra forretningsfører. Forretningsfører bør også kunne bistå styret med behandlingen av eventuelle saker som er innmeldt av eierne eller saker som styret selv ønsker å fremme på møtet.

Med en erfaren og behjelpelig forretningsfører vil ofte styrets oppgaver i forbindelse med innkallingen være begrenset til kun formaliteter som signering av årsregnskapet og godkjenning av en allerede utarbeidet innkalling.

4. En god innkalling er avgjørende for et ryddig møte og gode vedtak

Den viktigste delen av forberedelsen til årsmøte eller generalforsamling ligger i arbeidet med innkallingen. Sagt på en annen måte – en ryddig og gjennomtenkt innkalling legger det beste utgangspunktet for et godt møte og gode avgjørelser.

Her gjelder det å bruke kompetansen til en erfaren forretningsfører. Med veiledning og bistand blir prosessen med å utforme innkallingen både profesjonell og effektiv.

Det er viktig å fremstille en sak på en slik måte at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Man bør ta sikte på at den skriftlige saksfremstillingen og forslaget til vedtak i innkallingen opplyser saken i tilstrekkelig grad og legger et godt nok grunnlag for møtet som skal fatte en endelig beslutning.

Forslaget til vedtak bør for øvrig sikre en effektiv løsning på saken. Som regel er det hensiktsmessig at årsmøtet eller generalforsamlingen gir styret fullmakt til å følge opp en sak videre innen visse satte rammer.

For eksempel kan årsmøtet fatte et prinsippvedtak om at en seksjonseier skal kunne få kjøpe deler av fellesareal i sameiet til noen gitte vilkår, og at årsmøtet samtidig gir styret fullmakt til å inngå en formell utbyggingskontrakt med seksjonseier der de prinsipielle vilkårene og øvrige detaljer er nærmere regulert.

Et annet eksempel er at generalforsamlingen i et borettslag vedtar et stort vedlikeholdsprosjekt med en estimert kostnadsramme og finansieringsløsning, men overlater til styret å forhandle videre med aktuelle entreprenører.

Kort oppsummert bør man tenke på følgende i forbindelse med utarbeidelse av innkallingen:

• Påse at alle faste punkter for ordinært møte er tatt med (dette ordner forretningsfører)
• Innmeldte saker skal inn i innkallingen med mindre forslagsstiller trekker saken
• Styret kan med fordel gi sin egen innstilling til alle innmeldte saker fra eierne
• Styret må lage en skikkelig saksfremstilling som tydelig viser bakgrunnen for deres forslag
• Forslag til vedtak må innebære en effektiv løsning og tilstrekkelig handlingsrom for styret

Ta kontakt med oss i NORIAN Eiendomsforvaltning for bistand til forhåndsvarsel, innmeldte saker eller innkalling til årsmøte eller generalforsamling

5. Benytt en ekstern møteleder

Å benytte en ekstern styreleder sikrer en ryddig og riktig gjennomføring av årsmøtet eller generalforsamlingen. Forretningsfører bør kunne tilby erfarne møteledere som avlaster styret og håndterer både saksbehandlingen og protokollføringen under møtet. Med en ekstern møteleder fremstår møteledelsen mer objektiv og nøytral, og styret kan dermed fokusere mer på presentasjon av de ulike sakene og styrets standpunkt i disse.

Den eksterne møtelederen bør ha kontroll på alle møte- og stemmeregler og generelt ha god kunnskap til prosessreglene både i eierseksjonsloven og borettslagsloven.

Møtelederen er avgjørende for god saksbehandling og gode vedtak. Ved endringer eller tillegg til opprinnelig saksfremstilling og forslag til vedtak, har møteleder et særskilt ansvar for å lede prosessen på en ryddig måte og bidra til at møtet fatter gjennomtenkte og tydelige vedtak som hindrer senere tvil eller tvist om hva som faktisk ble vedtatt.

Ta kontakt med oss i NORIAN Eiendomsforvaltning for tilbud på profesjonell møteleder

6. Ha kontroll på møte- og stemmeregler

Alle eiere har rett til å delta på møtet med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Eieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

Selv om det ikke fremgår direkte av verken eierseksjonsloven eller borettslagsloven, anbefales det at man opererer med noen enkle møteregler under årsmøtet:

• Alle deltakerne har en høflig og saklig tone med hverandre
• Alle holder seg til de sakene som behandles iht. innkallingen
• Man viser tydelig tegn og snakker kun etter man har fått ordet av møteleder
• Møteleder vil kunne gripe inn for å sikre en effektiv fremdrift i møtet

Enkelte saker av mer prinsipiell betydning krever 2/3 flertall for å vedtas av årsmøtet eller generalforsamlingen. Kravet om 2/3 flertall innebærer at 2/3 av de avgitte stemmene på årsmøtet positivt må stemme for forslaget. Blanke stemmer vil derfor i praksis regnes som en stemme mot forslaget.

Det kan også tenkes at det er flere alternative (mer enn to) forslag til vedtak på én eller flere saker. Dersom det fremmes flere alternative forslag til vedtak, er det en generell møteregel at det mest vidtrekkende forslaget skal stemmes over først. For eksempel kan det være spørsmål om sameiet skal foreta en fasaderehabilitering og om det samtidig skal monteres nye balkonger. En mulighet er å dele opp dette i to ulike saker. En annen mulighet er å stemme over forslaget med fasaderahabilitering og balkonger først. Dersom dette forslaget faller, kan forslaget om kun fasaderehabiliteringen stemmes over. På denne måten beveger man seg gjennom de ulike forslagene til ett av forslagene endelig får tilstrekkelig flertall.

7. Velg en forretningsfører som avlaster og minimerer risikoen for styret

Å bistå styret og boligselskapet med planlegging og gjennomføringen av årsmøte og generalforsamling er en av forretningsførers viktigste oppgaver.

I hele denne prosessen skal en god forretningsfører opptre som en samarbeidspartner for boligselskapet, både for å avlaste styret og for å minimere risikoen for saksbehandlingsfeil og dårlige avgjørelser.

Forretningsfører skal støtte styret med planlegging og en ryddig og effektiv prosess frem mot gjennomføring av årsmøte og generalforsamling. Forretningsfører skal også ha dyktige ressurser til å bistå med gjennomføringen av møtene og følge opp de vedtak som treffes.

Ta kontakt med oss i NORIAN Eiendomsforvaltning for et godt tilbud på forretningsførsel til deres sameie eller borettslag

Vi hjelper styret i gang

Hos ECIT NORIAN har vi lang erfaring med å støtte styrer i borettslag og sameier – både med den daglige forvaltningen og med større prosjekter som springer ut av årsmøtevedtak.

Ta gjerne kontakt dersom dere ønsker rådgivning om hvordan styret kan jobbe mer effektivt etter årsmøtet.